Etiquetas en WhatsApp Web: cómo ponerlas, incluso en WhatsApp normal

WhatsApp normal no tiene etiquetas: son una función de la app WhatsApp Business, que permite crear hasta 20 etiquetas y las está reemplazando poco a poco por listas^[1]. Si quieres poner etiquetas en WhatsApp Web sin cambiar de app, puedes usar una extensión de Chrome como Zapext, que agrega etiquetas y un tablero Kanban a la cuenta que ya usas, normal o Business, en el mismo número.

Esta guía es para quienes venden o atienden clientes por WhatsApp desde la computadora: tiendas, consultores, profesionales independientes y equipos pequeños. Verás qué ofrece cada versión de WhatsApp, por qué a veces las etiquetas no aparecen en la PC y cómo armar un sistema de etiquetas que de verdad te ayude a dar seguimiento.

Respuesta rápida: WhatsApp normal, Business o extensión

Función	WhatsApp normal	App WhatsApp Business	Zapext en WhatsApp Web
Etiquetas para clasificar clientes	No; tiene listas personalizadas (filtros)	Hasta 20, con nombre y color, en transición a listas	Sí (por interés, origen o estado)
Embudo de ventas en Kanban	No	No	Sí
Recordatorios de seguimiento	No documentado	No documentado	Sí
Copia de seguridad, importación y exportación	De los chats	De los chats	También de los datos del CRM
Hay que cambiarse a Business	No aplica	Sí	No

En pocas palabras: si te basta con 20 etiquetas aplicadas a mano y no te molesta migrar tu número, la app Business resuelve. Si quieres conservar tu cuenta actual o necesitas embudo, notas y recordatorios en la computadora, la opción es una extensión.

¿WhatsApp normal tiene etiquetas?

No. WhatsApp normal (WhatsApp Messenger) ofrece herramientas de organización personal: fijar, archivar, marcar como favorito y silenciar chats. Desde octubre de 2024 también tiene listas personalizadas: tocas el signo + en la barra de filtros de la pestaña Chats, le pones un nombre a la lista y agregas chats individuales o grupos, que luego aparecen en esa barra^[2].

Las listas sirven para encontrar conversaciones más rápido, pero no son una herramienta de ventas. Una lista es un filtro: no agrega embudo, notas ni recordatorios de seguimiento.

Algo que conviene saber antes de decidir: WhatsApp normal y WhatsApp Business son dos apps distintas, y el mismo número no puede usarse en las dos al mismo tiempo^[3]. Pasarte a Business es una migración, no un botón que se activa dentro de la app que ya tienes.

Las etiquetas de WhatsApp Business en la computadora

En la app Business, las etiquetas tienen nombre y color, y puedes crear hasta 20^[1]. WhatsApp las llevó a WhatsApp Web y a la app de escritorio en enero de 2019, junto con las respuestas rápidas y los filtros de chats^[4].

El cambio importante es reciente: según el Servicio de ayuda de WhatsApp, las etiquetas se están reemplazando de forma gradual por listas, por eso no todas las cuentas ven la misma pantalla^[1]. Esto explica buena parte de las búsquedas de "etiquetas de WhatsApp Business no aparecen" o "desaparecieron".

Los límites, dichos con claridad: un máximo de 20 etiquetas, cada una aplicada a mano, y sin vista de embudo, notas ni recordatorios en las páginas de ayuda. Para una cuenta con pocos clientes puede ser suficiente; para seguir decenas de negociaciones al día, se queda corto.

¿Por qué no aparecen las etiquetas en WhatsApp Web?

Si abriste WhatsApp Web y no encuentras las etiquetas, revisa en este orden:

1. Tu cuenta es normal, no Business. Las etiquetas nunca estuvieron ahí y no se borró nada. Lo que puedes ver son listas personalizadas, que son filtros.
2. Tu cuenta Business ya pasó a listas. El cambio es gradual, así que tus etiquetas pueden aparecer ahora como listas o en otro lugar del menú^[1].
3. La app del celular está desactualizada. Actualiza WhatsApp Business en el celular, que es donde WhatsApp documenta la función, y vuelve a abrir WhatsApp Web.
4. Llegaste al límite. Si ya tienes 20 etiquetas, no podrás crear otra sin borrar alguna.
5. Quieres algo que no dependa de esos cambios. En ese caso, una capa de CRM sobre WhatsApp Web, como la que se explica abajo, mantiene tus etiquetas en tu computadora sin importar cómo cambie la app.

Cómo poner etiquetas en WhatsApp Web con Zapext

Zapext es una extensión de Chrome que funciona dentro de web.whatsapp.com y agrega una capa de CRM a la cuenta que ya usas, normal o Business, en el mismo número. No usa la API oficial de WhatsApp Business ni te pide migrar nada. Con sus etiquetas puedes ordenar a tus clientes por interés, origen o estado, incluso en una cuenta normal. Necesitas una computadora de escritorio o laptop con Google Chrome u otro navegador basado en Chromium, como Edge, Brave, Opera o Vivaldi. No hay versión para celular.

1. Instala la extensión. Abre la página de Zapext en la Chrome Web Store, haz clic en "Agregar a Chrome" y confirma.
2. Fija el icono (opcional). Haz clic en el icono de rompecabezas de la barra de Chrome y fija Zapext para tenerlo siempre a la vista.
3. Abre WhatsApp Web. Entra a web.whatsapp.com e inicia sesión en WhatsApp como siempre, con el código QR de WhatsApp. Ese es el inicio de sesión de WhatsApp, no el de Zapext.
4. Entra a Zapext. Zapext aparece como una pestaña en el lado izquierdo de la pantalla. Haz clic en el icono del avatar e inicia sesión con tu correo y contraseña, o crea tu cuenta ahí mismo. Zapext nunca te pide la contraseña de WhatsApp.
5. Crea tus etiquetas. En la pestaña de Zapext, crea una etiqueta y ponle un nombre que diga algo útil del cliente: qué le interesa, de dónde vino o en qué estado está.
6. Aplica una etiqueta. Abre un chat y aplícale la etiqueta; puedes quitarla cuando quieras.
7. Respalda y exporta. Haz copias de seguridad, importa o exporta tus datos del CRM cuando quieras.

Todo el proceso toma unos minutos. Para usarlo en tu número: Instalar en Chrome.

Etiquetas y Kanban: cuándo usar cada uno

Las etiquetas dicen quién es el contacto: de dónde vino, qué busca, qué tipo de cliente es. El tablero Kanban dice en qué punto está la conversación, con etapas como Nuevo contacto, Negociando y Cerrado.

Una regla simple: si la información responde "¿quién es?", conviértela en etiqueta. Si responde "¿en qué etapa está?", corresponde a una etapa del Kanban.

En Zapext, cada chat se vuelve una tarjeta que arrastras de una etapa a la siguiente. A una tarjeta le puedes agregar un recordatorio para marcar el día en que vas a retomar el contacto. Los mensajes programados se envían solo mientras WhatsApp Web está abierto en tu computadora.

Para ver el tablero paso a paso, lee la guía de Kanban en WhatsApp Web; para ver etiquetas, embudo y seguimiento como un solo proceso, la guía de CRM para WhatsApp. Si quieres programar el próximo contacto, mira cómo programar mensajes en WhatsApp.

Ideas de etiquetas por tipo de negocio

Empieza con uno de estos conjuntos y ajusta los nombres a tu negocio.

Negocio	Etiquetas sugeridas
Tienda en línea	Pedido nuevo, Esperando pago, Enviado, Cambio o devolución
Consultorio o salón de belleza	Primera cita, Agendado, Control, No asistió
Servicios y oficios	Cotización enviada, Aprobado, En proceso, Terminado
Inmobiliaria o seguros	Prospecto caliente, Visita agendada, Propuesta, Cerrado
Cursos y clases	Consulta, Clase de prueba agendada, Inscrito, Renovación pendiente
Soporte al cliente	Abierto, Esperando al cliente, Escalado, Resuelto

Un método que crece bien es pensar en cuatro grupos de etiquetas:

• Etapa de venta: nuevo, negociando, ganado, perdido.
• Producto o servicio de interés: lo que la persona preguntó.
• Origen: Instagram, anuncio, recomendación, sitio web, tienda física.
• Comportamiento: pidió descuento, cliente frecuente, inactivo.

Deja la etapa de venta en el Kanban y usa etiquetas para los otros tres grupos. Así el chat avanza por el tablero mientras sus etiquetas se mantienen.

Empieza con pocas, entre 8 y 15. Evita etiquetas vagas como "importante" o "después", que terminan en todos los chats. Revisa tus etiquetas una vez al mes y borra las que ya no uses.

Usa las etiquetas para segmentar, no para enviar spam

Las etiquetas te ayudan a decidir qué contactos entran en una lista antes de enviarle un mensaje. Por ejemplo, "consultó por el curso de marzo" y "pidió precio" son un público mucho más preciso que toda tu agenda.

Al enviar a una lista, incluye solo a personas que aceptaron recibir tus mensajes, mantén volúmenes razonables y envía de forma gradual, dentro de la Política de mensajería de WhatsApp Business y de sus Condiciones del servicio^[5][6]. Ninguna herramienta puede impedir que WhatsApp restrinja un número que no cumple sus reglas. Zapext envía los mensajes de una lista poco a poco, no todos a la vez. Para más detalle, lee las reglas para enviar mensajes masivos en WhatsApp con menos riesgo.

Límites y buenas prácticas

• Solo en computadora. El tablero Kanban, las notas, los recordatorios y las automatizaciones viven en la extensión, en tu computadora. El chatbot por palabra clave, los mensajes programados y el envío a listas funcionan solo mientras la computadora está encendida y WhatsApp Web está abierto. Si la computadora está apagada, no se envía ni se responde nada.
• Una licencia, un número. Cada licencia de Zapext corresponde a un número de WhatsApp. El plan Starter es para 1 usuario por número; el plan Plus permite hasta 4 usuarios en el mismo número, con transferencia de chats y distribución por turnos entre agentes. Si trabajan varias personas, mira cómo funciona el multiagente en WhatsApp.
• Haz copias de seguridad. Tus datos del CRM (embudo, etiquetas y notas) se guardan cifrados en tu computadora. Exporta tus datos con regularidad, sobre todo antes de cambiar de computadora.
• Privacidad. Según la política de privacidad de Zapext, el contenido de tus chats no se envía a los servidores de Zapext. Para permisos y manejo de datos, consulta la página de seguridad.

Zapext es un producto independiente, sin relación con WhatsApp LLC ni con Meta Platforms, Inc. En la Chrome Web Store tiene 552 usuarios y una calificación de 5,0 con 45 reseñas (datos vistos en la tienda el 24 de octubre de 2026)^[7]. Si estás comparando otras opciones, revisa la lista de extensiones para WhatsApp Web.

Cuánto cuesta

Zapext cobra un precio fijo mensual o anual, no una tarifa por conversación, y no tiene permanencia mínima. El plan Starter cuesta ≈ US$ 57 al año, unos US$ 4,76 al mes, o ≈ US$ 9,60 con pago mensual; el plan Plus cuesta ≈ US$ 192 al año o ≈ US$ 25 al mes (se cobra en reales brasileños, BRL)^[8]. Los planes pagos incluyen una garantía de devolución de 7 días y puedes cancelar cuando quieras^[9]. Ver precios.

Si tienes dudas sobre la configuración, escribe a suporte@zapext.com.

Fuentes

1. [1] Cómo usar las etiquetas — Servicio de ayuda de WhatsApp — WhatsApp (2026). consultado el 2026-10-25.
2. [2] Céntrate en lo importante con las listas personalizadas — Blog de WhatsApp — WhatsApp (2024-10-31). consultado el 2026-10-25.
3. [3] About WhatsApp Business — WhatsApp Help Center — WhatsApp (2026). consultado el 2026-10-25.
4. [4] Celebrating one year of WhatsApp Business with new web and desktop features — WhatsApp Blog (2019-01-24). consultado el 2026-10-25.
5. [5] Política comercial de WhatsApp Business (WhatsApp Business Messaging Policy) — WhatsApp (2026-09-23). consultado el 2026-10-25.
6. [6] Condiciones del servicio de WhatsApp — WhatsApp LLC (2021-01-04). consultado el 2026-10-25.
7. [7] Zapext — ficha en la Chrome Web Store (usuarios, calificaciones y versión actual) — Chrome Web Store (Google) (2026). consultado el 2026-10-25.
8. [8] Zapext — Planes y precios (se cobra en reales brasileños, BRL, con estimaciones en dólares) — Zapext (2026). consultado el 2026-10-25.
9. [9] Zapext — Términos de uso (planes, pagos y reembolsos) — Zapext (2026). consultado el 2026-10-25.